CÓDIGO DE ÉTICA
Distribuidora Uruguaya de Combustibles S.A. (DUCSA)
1. Objeto
Según el diccionario de la Real Academia Española, Ética es el conjunto de normas morales que rigen la conducta de la persona en cualquier ámbito de la vida.
A partir de ello, el presente Código de Ética tiene por objeto establecer las pautas generales a las que deberá ceñirse la conducta de DUCSA, directores, equipo gerencial y todos sus empleados para cumplir adecuadamente sus fines garantizando un tratamiento justo para: clientes, empleados, accionistas, concesionarios, proveedores, competidores, gobierno y sociedad en general.
Presupone el cumplimiento riguroso de la legislación que en cada caso sea aplicable, así como de los estatutos sociales y reglamentos de funcionamiento interno de la sociedad, y en particular la Política de Conflicto de Intereses de DUCSA. El código debe ser entendido como el marco general y básico, susceptible de ser adaptado al devenir de los hechos. DUCSA luego de 10 años volvió a reformular su VISIÓN y MISIÓN. Las mismas son:
VISION
Ser una empresa referente del mercado por sus prácticas de negocio, su rentabilidad y sustentabilidad en el largo plazo, y su contribución al desarrollo del país.
MISION
Lograr la preferencia del cliente por nuestra calidad de servicio y nuestro aporte al desarrollo del país, junto con nuestra red de socios de negocio, operando con seguridad y respeto por el medio ambiente.
Los valores que sirven de referencia y constituyen la guía de conducta básica de todos los empleados son los siguientes:
• Honestidad y comportamiento ético.
• Respeto por las personas
• Trabajo en equipo
• Animo emprendedor
• Orientación al cliente
2. DUCSA y las relaciones con su entorno
A partir de la Visión/Misión/Valores éste código tiene imperativos éticos en relación a cada uno de los Agentes con que se relaciona DUCSA en su accionar.
A) Relación con clientes, concesionarios y proveedores
Clientes
Nuestros Clientes son la esencia por la cual existimos; es nuestra razón de ser.
Su satisfacción es fundamental para nuestro éxito. Por lo tanto, la calidad y tratamiento de nuestros Productos en toda la cadena de distribución, así como nuestro Servicio son el principal compromiso con ellos. Nuestros Clientes son nuestros aliados estratégicos y por ello nos esforzamos para que nuestra propuesta de negocio propicie su crecimiento y desarrollo.
En nuestro trato con Clientes no hay cabida para ningún tipo de corrupción, soborno, favoritismo o cualquier actividad que sea contraria a las buenas costumbres o atente contra la salud de la población.
Buscar la excelencia de los bienes y servicios de la empresa de modo que nuestros clientes obtengan la satisfacción esperada de aquellos. Garantizar los productos y servicios y atender de forma rápida y eficaz sus reclamaciones buscando su satisfacción más allá del mero cumplimiento de la normativa vigente.
Concesionarios
Establecemos con nuestros socios de negocio, una relación de colaboración basada en la confianza, la transparencia en la información y la puesta en común de conocimientos, experiencias y capacidades, para alcanzar objetivos comunes y beneficio mutuo y a ello deben comprometerse sus empleados, quienes aplicarán los mismos principios éticos, de respeto, ambiente favorable y trabajo en equipo, como si se tratara de empleados internos.
Promovemos, entre nuestros concesionarios, el conocimiento de este Código de Ética y la adopción de pautas consistentes con el mismo.
Asimismo, promovemos el desarrollo de las auditorías que pudieran ser necesarias para identificar y corregir deficiencias o debilidades en los sistemas de control interno existentes en los negocios comunes.
Proveedores
Relacionarse con los proveedores de bienes y servicios de forma ética y lícita, buscando y seleccionando únicamente proveedores cuyas prácticas empresariales respeten la dignidad humana, no incumplan la ley y no pongan en peligro la reputación de DUCSA.
i. La selección de los proveedores se realiza en base a la idoneidad de sus productos o servicios, así como de su precio, condiciones de entrega y calidad, no aceptando ni ofreciendo regalos o comisiones, que puedan alterar las reglas de la libre competencia.
ii. Uno de nuestros principales compromisos con los Proveedores es el pago oportuno por sus servicios y productos. Para ello establecemos acuerdos claros en materia de condiciones de pago y definimos procesos estables, simples y transparentes que no se presten a interpretaciones o malas prácticas.
iii. Aspiramos a tener Proveedores que en cada transacción obtengan beneficios justos que promuevan su desarrollo sustentable, para estar en posibilidad de brindar un servicio que evolucione en todos sus elementos, no sólo en el precio.
iv. Comprometidos a promover la legalidad de las operaciones, somos cuidadosos de que nuestros Proveedores no incurran en prácticas ilegales, el incumplimiento de sus obligaciones fiscales, medioambientales o sociales, tales como el pago de seguridad social, impuestos o trabajo de menores de edad, de acuerdo a la legislación del país.
No entablaremos ninguna relación comercial con aquellos proveedores que incurran en este tipo de prácticas.
v. Buscamos que nos ayuden a ofrecer productos y servicios de excelencia, por lo tanto, trabajamos con aquellos que nos garanticen los más altos estándares de calidad y seguridad.
vi. Fomentamos el cuidado del medio ambiente y la biodiversidad y por lo tanto esperamos que nuestros proveedores también lo hagan.
vii. Buscamos obtener del Proveedor únicamente los beneficios correspondientes a la misma negociación de que se trate, sin obtener ventajas personales a costa de la asignación de contratos y por la adquisición de bienes y/o servicios. Buscamos que la relación sea siempre una relación ganar-ganar.
viii. El mejor reconocimiento que se puede recibir de un Proveedor es que cumpla con lo pactado.
ix. No aceptamos nosotros ni nuestros familiares dinero, regalos, servicios, descuentos, viajes o entretenimientos. Sin embargo, entendemos que nuestros Proveedores hagan esfuerzos por promover sus marcas, productos y servicios, por lo que está permitido que entreguen productos promocionales siempre y cuando su valor sea simbólico.
En general, nuestras relaciones con los Proveedores se basan en la confianza mutua y aspiramos a que la experiencia comercial sea satisfactoria y libre de todo tipo de corrupción.
Cualquier situación dudosa, debe ser reportada de inmediato al Supervisor directo por escrito y desde luego antes de realizarse cualquier transacción.
Apoyando este concepto, hacemos partícipes a nuestros Proveedores de nuestros Valores y por ello les pedimos que asuman la responsabilidad de no ofrecer retribuciones o regalos a nuestros Colaboradores.
B) Relaciones de poder y de respeto laboral.
Empleados
Además de cumplir con la legislación vigente que le es aplicable, DUCSA se compromete a respetar los derechos humanos internacionalmente reconocidos, que abarcan los derechos enunciados en la Carta Internacional de Derechos Humanos que incluye la Declaración Universal de Derechos Humanos, Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos y Pacto Internacional de Derechos Económicos, Sociales y Culturales, así como los principios relativos a los derechos establecidos en la Declaración de la Organización Internacional del
Trabajo relativa a los Principios y Derechos Fundamentales en el Trabajo que es la expresión del compromiso de los gobiernos y de las organizaciones de empleadores y de trabajadores de respetar y defender los valores humanos fundamentales.
a. Generalidades
Los empleados deberán ser tratados con dignidad, respeto y justicia y no serán objeto de discriminación por razón de raza, religión, edad, nacionalidad, sexo o cualquier otra condición personal o social ajena a sus condiciones de mérito y capacidad.
i. No permitiremos ninguna forma de violencia, acoso o abuso en el trabajo.
ii. Reconocemos los derechos de asociación, sindicalización y negociación colectiva.
iii. Fomentamos su desarrollo, formación y promoción profesional.
iv. Vinculamos la retribución y promoción a sus condiciones de mérito y capacidad.
v. Establecemos y comunicamos criterios y reglas claras que mantengan equilibrados los derechos de la empresa y de los empleados en los procesos de contratación y en los de desvinculación de los mismos.
vi. Garantizamos la seguridad e higiene en el trabajo, adoptando cuantas medidas sean razonables para maximizar la prevención de riesgos laborales.
vii. Procuramos la conciliación del trabajo en la empresa con la vida personal y familiar de los empleados.
viii. Procuramos la integración laboral de las personas con discapacidad o capacidades diferentes, eliminando todo tipo de barreras en el ámbito de la empresa para su inserción.
ix. Facilitamos la participación de los empleados en los programas de acción social de la empresa.
b. Conflicto de intereses
Un capítulo especial está dado por el conflicto de intereses.
Los conflictos aparecen cuando los intereses personales de los empleados, de forma directa o indirecta, son contrarios o entran en colisión con los intereses de DUCSA, interfieren en el cumplimiento cabal de sus deberes y responsabilidades profesionales o les involucran a título personal en alguna transacción u operación económica de la empresa.
Al respecto cabe destacar que todo el personal trabajará con dedicación en beneficio de la Empresa y de todos los que la integramos, sin que nuestra toma de decisiones se vea afectada por cualquier factor que favorezca intereses ajenos a la productividad, eficacia, eficiencia y el cumplimiento de metas.
DUCSA reconoce y respeta la participación de sus empleados en actividades comerciales y empresariales distintas a las que desarrollan para la empresa, siempre que sean legales y éticas y no entren en colisión con sus responsabilidades como empleados de DUCSA.
Los empleados deberán evitar situaciones que pudieran dar lugar a un conflicto entre los intereses personales y los de la empresa, se abstendrán de representar a la misma e intervenir o influir en la toma de decisiones en cualquier situación en la que, directa o indirectamente, ellos mismos o personas vinculadas a ellos, tuvieran interés personal. Deberán actuar siempre, en el cumplimiento de sus responsabilidades, con lealtad y en defensa de los intereses de DUCSA.
Las personas vinculadas por una relación laboral no podrán realizar, por cuenta propia o ajena, tareas, trabajos o prestar servicios en beneficio de empresas del sector o de empresas que desarrollen actividades susceptibles de competir directa o indirectamente con las de DUCSA o que puedan llegar a hacerlo.
Un capítulo especial es la política de Recursos Humanos, donde está previsto contratar personal con parentesco con empleados de DUCSA. Ese caso está previsto en el Reglamento interno cuyo punto 1.3 transcribimos:
1.3: La contratación de personal con parentesco en consanguinidad y afinidad hasta tercer grado de empleados de la empresa será exclusivamente bajo un contrato a término ante necesidades puntuales/zafrales.
La persona contratada no podrá trabajar en una unidad en la cual se desempeñe otra con la cual tenga un vínculo de parentesco con las características señaladas anteriormente.
Los familiares de los integrantes del Equipo Gerencial no podrán postularse a ningún cargo.
c. Regalos, obsequios y atenciones
Los empleados, por razón del cargo que ocupen, no podrán aceptar regalos, atenciones, servicios o cualquier otra clase de favor de cualquier persona o entidad, que puedan afectar su objetividad o influir en una relación comercial, profesional o administrativa.
Los obsequios de DUCSA se caracterizan porque están destinados a promover
la imagen de marca de la Empresa y/o sus productos y en cualquier caso, los empleados no podrán ofrecer, de forma directa o indirecta, regalos, servicios o cualquier otra clase de favor a clientes, proveedores, socios o a cualquier otra persona o entidad, que mantenga o pueda mantener relaciones con la empresa, con objeto de influir ilícitamente en dichas relaciones.
En todo caso, cuando los empleados tengan dudas sobre la razonabilidad o aceptabilidad de un regalo o invitación deberán consultarlo por escrito con su Supervisor.
Adicionalmente, cuando los empleados mantengan relación en su ámbito profesional con contratistas, clientes, proveedores o suministradores de DUCSA, no podrán obtener en las compras privadas que realicen a los mismos, descuentos o condiciones más ventajosas a favor de sí mismos o de terceras personas, que excedan las condiciones generales ofrecidas al resto de empleados de DUCSA.
d. Información confidencial e información privilegiada
Toda la información propiedad de DUCSA, de carácter no público, tiene la consideración de reservada y en algunos casos puede ser clasificada como confidencial.
Revelar, difundir y usar información reservada, confidencial o privilegiada para usos o fines distintos a los del desempeño profesional constituye una falta de lealtad, tanto cuando se haga sin la debida autorización como, muy especialmente, cuando se haga en interés particular.
Los empleados no deberán hacer uso fraudulento de dicha información y evitarán beneficiarse personalmente de información privilegiada de una oportunidad de lucro de la que tuvieran conocimiento como consecuencia del desempeño de sus tareas. En particular, se entiende por información privilegiada, entre otras, aquella cuyo conocimiento sea capaz de influir en la cotización de las Obligaciones Negociables emitidas por DUCSA.
C) Cumplimiento de las leyes y relación con instituciones oficiales
Gobierno
Las relaciones con las autoridades, los organismos reguladores y las demás oficinas que integran la Administración Pública se plantearán bajo los principios de cooperación y transparencia, máxime por ser una empresa privada de capital público.
i. Los empleados tienen derecho a ejercer su libertad de expresión, de pensamiento político y, en general, a participar en la vida pública, siempre y cuando no interfiera en el desempeño de su actividad profesional, se desarrolle fuera del horario laboral, y de modo que no lleve a un observador externo a asociar a DUCSA con una opción o ideología política concreta.
ii. Con la finalidad de poder determinar la existencia de eventuales incompatibilidades, los empleados informarán a sus superiores jerárquicos de su aceptación de cualquier cargo público.
iii. La empresa considera que su participación en los debates sobre políticas públicas aporta información y conocimiento para el desarrollo de legislación, legítima y necesaria, y apoya que esto se haga de manera transparente.
iv. Todos los empleados deberán actuar con honradez e integridad en todos sus contactos o transacciones con las autoridades y empleados del Gobierno y administraciones, asegurando que toda la información y certificaciones que presenten, así como las declaraciones que realicen sean veraces, claras y completas.
v. Los empleados no obstaculizarán las peticiones de información por parte de funcionarios públicos o el cumplimiento de cualquier otra función que estos desempeñen en el ejercicio legítimo de sus facultades, siempre que estén amparadas y se ajusten a la legislación vigente.
D) Responsabilidad ambiental y acciones de apoyo a la comunidad
Sociedad
Como lo establece nuestra Misión, “lograr la preferencia del cliente por nuestra calidad de servicio y nuestro aporte al desarrollo del país,….”
El aporte al desarrollo del país es uno de los nexos con la Sociedad. Estamos comprometidos con el crecimiento económico y social de las comunidades.
Entendemos que la naturaleza de nuestras operaciones diarias tiene un impacto en el medio ambiente, por ello estamos comprometidos a desarrollar nuestra Misión operando con seguridad y respeto por el medio ambiente.
Colaboramos con nuestros socios de negocio (Concesionarios) en el Sistema de Gestión Ambiental tratando de mejorar el manejo de residuos, tratamiento de aguas, ahorro de energía y todo elemento que potencialmente le pueda afectar.
E) Relación con otros Públicos interesados
Accionistas
Buscamos establecer las mejores prácticas corporativas para dar total transparencia y certidumbre a nuestros accionistas y concesionarios. Estamos convencidos que un buen Gobierno Corporativo fortalece el mandato de los Accionistas de ser una Empresa bien administrada, socialmente responsable, eficiente y rentable, y por ello nos esmeramos en ser modelo de gestión.
Nuestro compromiso es proporcionar a nuestros accionistas una rentabilidad razonable por su inversión de manera sostenida creando valor en el largo plazo.
Nuestra empresa cumple, de acuerdo con la legislación vigente, con la información necesaria para que la toma de decisiones de nuestros accionistas se haga sobre bases consistentes, homogéneas y conocidas. Esta información está basada siempre en una contabilidad transparente y clara, apegada a las normas aplicables.
La información es uno de sus principales activos, imprescindible para la gestión de sus actividades. Por este motivo, tiene, entre otros, una política de “Seguridad de los sistemas y tecnologías de información” con la finalidad de preservar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la misma minimizando los riesgos derivados de su divulgación y mal uso.
Utilizamos de manera prudente y rentable los recursos, observando las más altas normas de conducta ética y legal en todas nuestras prácticas de negocio y transacciones.
Competidores
Estamos comprometidos a competir en el mercado basados en precio, calidad y servicio, en un marco de integridad, respetando a nuestros Competidores en todos los sentidos.
i. Toda publicidad o promoción está basada en la verdad y cumpliendo la legislación en materia de competencia. Competimos a través de la calidad, el servicio y la estrategia comercial, acordes a nuestra Visión, Misión y Valores.
ii. Respetamos a nuestros Competidores y siempre que tengamos que hablar de ellos utilizaremos información basada en hechos.
iii. Toda comparación con la competencia se hará utilizando términos exactos, sin calificativos y sin emplear información o argumentación engañosa.
iv. No abusaremos de nuestra posición dominante o privilegiada en el mercado y competiremos lealmente con otras empresas cooperando a la consecución de un libre mercado basado en el respeto mutuo entre competidores, absteniéndonos de realizar prácticas desleales y en particular, no captar clientes de otros competidores mediante métodos no éticos.
Octubre 2013